給与明細書を各拠点に配達する手間をクラウド化で削減

今回は、社会福祉法人紡、事務局主任速水薫様と、事務局西澤華子様にお話を伺いました。
タイミングを図って複数拠点のスタッフに給与明細書を渡す必要があったサービス導入前の苦労話を踏まえ、サービス導入後どれくらい効率化できたかを中心にお聞きしました。

≪使用給与計算ソフト：弥生給与≫

各拠点には、何かのついでに一緒に給与明細書を持って行ってもらう状況だった

サービス導入前の問題や課題をお聞かせください

<速水氏>
法人としては拠点を複数展開していまして、このうち、給食の仕出しをしている拠点に、その運ぶタイミングで一緒に給与明細書も持っていってもらっていました。
それ以外の拠点は、事務長が車で巡回するタイミングとかに、「これもお願いします！」という感じで都度依頼をしていましたね（笑）
でも、誰にも頼めなくてどうしようもない時は、私自らが各拠点に渡しに行くこともありました。

給与明細書を渡すタイミングに差が出てしまうと申し訳ないなという想いが常にあったので、支給日になるととても気掛かりでしたね。
25日が支給日なんですが、その日にパートさんが出勤しているとは限りません。
次回出勤する頃には、支給日からすでに数日～1週間経過してしまっているということもよくありました。

調べたら、弥生給与と連動しているサービスがあるじゃない！という話になり

どのようにしてこのサービスをお知りになりましたか？

<速水氏>
当時事務局にパートで来ていた方から、前に働いていた職場ではログインして自分の給与明細書を見れるようになっていた、という話を聞いたんです。
それがきっかけで調べてみたら、ちょうどうちで使っている弥生給与と連動しているサービスがあるじゃない！という話になり、すぐにお試し利用からスタートしたのがきっかけです。

法人設立時からずっと弥生給与を使って給与計算をしていたこともあって、他社サービスとの比較はせず、1本でスタートしました。
ピックアップした中では一番使いやすかったです。

当時の事務長に相談したところ、「それだけ安いのなら、いいよ！」と即決でした

サービスを利用するにあたっての決め手はなんでしたか？

<速水氏>
まず金額が安かったことが一番の決め手でしたね。

当時の事務長に相談したところ、「それだけ安いのなら、いいよ！」と即決でした。
加えて、最新の技術がお好きであったことと、サービスを導入すれば、今後自分で給与明細書を運ばなくて済むと思ってくれたことも、大きな後押しになったんだと思います（笑）

その他の機能面では、データのアップロードがとても簡単なところや、メモ機能があったところ。
特に入力したメモの内容もすぐに更新できるところがよかったですね。

振込処理を行うタイミングにあわせて、事前に給与明細書の公開を行っています

導入後問題なく利用されていますか？

<速水氏・西澤氏>
はい、問題なく利用できています。

支給日の3営業日前に銀行への振込処理を行うので、そのタイミングにあわせて事前に給与明細書の公開を行っています。
賞与も含め、あらかじめ支給額がわかるので、支給額に基づいた計画を立てたりできるので皆さんには好評のようです。
こうした使い方が簡単に行えるのも、クラウドサービスならではですね。

皆さん普段はスマートフォンなどからの確認のみがメインで、確定申告や所得証明など必要な時にPDF出力の機能を使っている方が多いようです。

それから、従業員側のログインガイドも活用させてもらっています！

ログインガイドと本人のログインパスワードの情報とをセットで渡すだけで、事前準備が完了できるので、とても助かっています。

最後に

社会福祉法人紡様はご利用開始が、2012年11月と、当サービスの初期の頃からご利用いただいているお客様。
導入当時のお問い合わせ内容や、やりとりなど、懐かしい話も織り交ぜながらインタビューにお答え頂きました。

また、各施設で勤務されている方の多くが、主に週3･4日勤務のパートの方とのことで、給与明細書の配付タイミングと出勤日がうまく合わない方への対応は大きな悩みの種だったそうです。

今では、こうした悩みを抱えなくて済むので、とても助かっています！とのことでした。

取材当日は、理事長様もかけつけていただきました。
ハキハキと丁寧にインタビューにお答えいただいた速水様、西澤様。
この度はお忙しい中、取材へのご協力ありがとうございました。