PDFの給与明細書よりも配布の手間が大幅改善！過去分の閲覧もかんたん
今回は、税理士法人フィデス会計社 代表社員 税理士 内田 健治様と、実務担当である 高橋まさみ様にお話を伺いました。
給与計算代行業務内で当社サービスを導入した経緯や、導入後の効果についてお聞きしています。
≪使用給与計算ソフト：弥生給与≫
Focus U 給与明細 導入の経緯
給与明細書を PDF化し、メールで送付する方法をとっていましたが…
このサービス導入前の問題や課題をお聞かせください
<内田氏>
元々、会計事務所に委託をされるお客様の場合、時間的な制約があってギリギリにならないと給与に関する情報が届きません。
お客様へ給与明細書をフィードバックするにあたり、紙に出力する作業に多くの時間がかかってしまうことが一番の難点と感じていました。
そこで、給与明細書をPDF化し、メールで担当者に送付する方法をとるようにしました。
すると今度は、お客様が小規模な場合、今度は事務所側で給与明細書を1人1人別々に分けて欲しいといった要望が出てくるようになりまして…。
そうなると他の人に間違えて送ってしまったら大変ですから、名前の確認といったダブルチェックの作業を行うことが必要でした。
こうして結局、処理人数が増えてくるとPDF化してメールで送るにしても、かなりの手間と時間がかかるような状況に陥っていました。
あと、オリジナルでちょっと凝ったつくりの給与明細書レイアウトを作って、それをPDF化して利用していたので、いざ項目を追加したいときや、変更したいときに微妙にメンテンナンスに時間がかかってしまう、といったこともありましたね。
初期コストを掛けずにスタートできる点で、1つ大きなアドバンテージがあったと思います
どのようにしてこのサービスをお知りになりましたか？
<内田氏>
ちょうどクラウドサービスでよいものがないかと探し始めた頃で、資料請求は5～6社行いました。
当時価格のレイヤーが大きく分けて2つくらいに分かれていたと記憶しています。
そのうち、誰でも割と知っている大手メーカーのサービスは、価格帯的にうちではフィットしない。
一方で、御社と同じような価格帯のサービスは複数ありましたが、その中で御社のサービスが一番価格的な訴求力がありました。
それは初期費用が無料というところです。
クラウドサービスのランニングコストは、薄く長く負担をするイメージだったので、初期費用が発生するとなると導入時の障壁になりかねません。
初期コストを掛けずにスタートできる点で、1つ大きなアドバンテージがあったと思います。
<高橋氏>
私が御社のことをもともと前職で知っていたこともあって、「ここだったら！」と思って問い合わせをしたのを覚えています。
直感的に使えるというところが良かったですね
その他に所内で導入するにあたり、何か決め手はありましたか？
<内田氏>
正式導入前のトライアルで触ってみた時に、とてもシンプルでマニュアルをみなくても直感的に使えるところが良かったですね。
<高橋氏>
本当にサポートに問い合わせをしなくても、勝手に進めたら、もう完了していました！（笑）
Focus U 給与明細で得た成果
アップロードが簡単にし直せる点は本当に大きいです
導入後の具体的な効果はありましたか？
<高橋氏>
一度アップロードしたデータを再修正したいときに、すぐに修正後のデータでアップロードし直せるのがとても便利です。
PDFのように出力し直して、改めて名前を付け直す必要がないので、以前に比べすごく楽になりました。
<内田氏>
本当にトータルで大幅な時間削減になりましたね。
感覚的には10分の1くらいに減っているのではないでしょうか。
アップロードが簡単にし直せる点は本当に大きいです。
実際、紙やPDFですと、1度打ち出したものを1人だけ修正したとしても、念のため他の人も誤りがないかどうかの再チェックが必要となります。
これが結構大変なんです。
電子化したことでこうした作業がすべて不要になったので非常に助かっています。
以前のようにPDFの明細がメールで送信されてくるよりも、今の方法のほうが歓迎されています
導入後、お客様側は問題なく利用されていますか？
<内田氏>
私どものお客様は外資系やベンチャー企業が中心です。
その多くがIT系の企業なので、お客様側もこうしたサービスを使うことへの抵抗はないようです。
導入にあたっての事前説明も、電話会議などで画面共有しながら説明を行うだけでご理解いただくことができています。
むしろ、以前のようにPDFの明細がメールで送信されてくるよりも、今の方法のほうが歓迎されています。
また、過去明細が最大3年分閲覧できるのも大きいようです。
給与明細って結構、独身の人は捨ててしまったり、ご家族がいる人は家族に渡してしまったりして、いざ確認したいときに手元に残っていないことがあります。
でも、再発行の依頼って、なんとなくしづらかったりしますよね。
１回だけならまだしも、何回も会社の担当者に依頼するとなると…。
いずれにせよ、いつでも自分の明細書が確認できるのは、素晴らしいことだと思います。
<高橋氏>そうですね。
紙で明細書をもらっても、どこかにいっちゃったら…、これがWebならいつでもちゃんと残っていますし！
あと、導入時ですが結構IT系に強い方が多いからか、操作に関する問いあわせなど全くなく稼働できていますね。
最後に
フィデス会計社様は、事務所を立ち上げられた当初からIT化を進めるうえで、便利なツールがあればどんどん採用していく方針で、ペーパーレス化や電子化もキーワードの1つだったそうです。
そのため弊社サービスを検討する最初のきっかけも、お客様から電子化の要望があってからアクションをされたのではなく、所内で先行して情報を探し、事前評価をされたとのこと。
日々の業務フローに対して、またお客様に対しても、常に何が最善かといった視点、問題意識を常にお持ちになっていらっしゃるお話をお聞きし、フィデス会計社様は真のプロフェッショナル集団であると感じた次第です。
この度は今回スケジュールの合間を割いて、取材へご協力頂きました、代表の内田様と高橋様。
また業務中にもかかわらず事務所内の撮影に応じていただいたスタッフの皆々様。
ご協力ありがとうございました。
会社紹介
税理士法人フィデス会計社
＜所在地＞〒102-0074 東京都千代田区九段南四丁目7番19号
ツボヤビル2階
＜連絡先＞03-3261-3141
info@fides-ac.com
＜代表者＞代表社員 税理士 内田 健治
税理士法人フィデス会計社様 社内画像3
＜社名＞
社名につけられた「フィデス」はローマ神話における「信義の女神」であり、ラテン語で「信頼」を意味します。
お客様から信頼される存在になりたい、働くスタッフが相互に信頼し合える関係を築きたいと強く願い、「フィデス会計社」と名付けました。
＜特徴＞
ベンチャー企業や中小企業も経営者の皆様を会計や税務面のみならず、管理部門全般に亘って強力に支援いたします。
