【よくあるお悩み】給与明細の控えはとるべきなのか？

こんにちは！
Focus U サポートチームです。

今回は、「給与明細書の控えはとっておくべきなのか。」
について、控えを取るメリットを踏まえてご案内いたします。

その他、給与に関する様々な情報を発信しておりますので、是非合わせてご覧ください。
【どうやって給与明細を電子化するのか？】給与明細電子化の流れ
【よくあるお悩み】給与明細の補足情報や、インセンティブ等の内訳明細を手軽に配付したい

給与明細の控えは義務なのか

給与明細の控えを保管しておくことは、義務ではありません。
そのため、給与明細の控えを保管していない企業も珍しくありません。

ですが、給与明細の控えを取っておくことで、様々なメリットがあります。

給与明細を控えておくメリット

1．賃金支払いの証拠になる
給与明細を保管していない場合には、
実際に給与を支払ったかどうかの証明ができないケースがあります。

しかし、給与明細を控えとして保管しておくことで、
社員に対して給与を支払った証明として提示できるため、社員とのトラブルを防止することができます。

2．再発行依頼があった際にスムーズに対応できる
給与明細は、社員の収入証明書類として使われることがあるため、
過去の給与明細等が必要になることがあります。

万が一、社員が明細を紛失してしまった場合、再発行処理が必要となります。
その際、給与明細を控えとして保管しておくことで、スムーズに再発行処理を行うことができます。

このようなケースは退職済みの社員でも発生することがあるため、
退職済みの社員の給与明細を保管しておくと、より無難と言えます。

こうしたメリットがあるため、控えを保管しておくと安心ですが、
紙の給与明細を全て保管するとなると、相応の保管場所が必要となります。

電子保管は、オフィスの場所を取りません

紙の給与明細を保管する場合には、専用のキャビネット等が必要となり、
オフィスを圧迫してしまいがちですが、
給与明細書をデータとして電子保管する場合には、印刷した明細を保管する必要がなくなるため、
オフィスを圧迫する心配がありません。

「Focus U 給与明細」では、毎月の明細を一括でPDF出力可能

「Focus U 給与明細」は、給与明細のWeb上で閲覧できるクラウドサービスです。
本サービスでは、給与明細の配付を電子化できるだけでなく、
控えとして明細を保管したい場合にも、各月の給与明細を一括でPDF出力し、保管しておくことができます。

データとして保管できるため、オフィスを圧迫することも無く保管することができます。
様々な理由から給与明細書の控えを取っておきたいという場合にも、最小限の手間・コストでご利用いただけます。

様々な機能で給与関連の業務を効率化できる「Focus U 給与明細」

「Focus U 給与明細」では、上記でご紹介した明細の保管や電子配付に加えて、
給与明細以外の様々な書類を添付で各社員へ送信することができる「メッセージ機能」をご用意しております。

操作自体もシンプルで、毎月の給与明細配付業務も数分で完了することができるため、
給与業務を効率化することができます。

無料でお試し可能「Focus U 給与明細」

給与に関する業務の効率化を図りたいという場合には、
無料で「Focus U 給与明細」をお試しいただける無料トライアルをご用意しております。

全ての機能をお試しいただいたうえで、導入するかご判断いただけますので、
気になった方はお気軽にトライアルをお申し込みください。

無料トライアルは、下記より承っております。
無料トライアルはこちら（発行月の翌月末まで無料でお試し）

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以上となります。
いかがだったでしょうか。
給与明細の電子化を検討されている方や、
給与明細の控えを手軽に取っておきたいなどのお悩みがありましたら、是非この機会にご検討ください。

また、お問い合わせも承っておりますので、
無料トライアルの前に確認しておきたい事項等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

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