もっと使える「kintone」その8　-販売管理ソフト「弥生販売」と連携しよう-　編

こんにちは。CI事業部サポートチームです。
kintoneをもっと便利に活用するための「もっと使えるkintone」ブログの第8弾です。

さて、今回は販売管理ソフト「弥生販売」とkinotneとの連携のお話です。
販売管理ソフトを含めた業務ソフトのクラウド化はここ数年ですっかり定着し、浸透した感があります。
2020年にkintone顧客管理×商魂連携のブログを掲載したあの頃から急速に時代が進みました。

第1弾「もっと使える「kintone」その1　-販売管理「PCA商魂」と連携しよう-　編」

kintoneの導入実績は今や36,000社以上（2024年8月末時点）。
ノーコード・ローコードでユーザー部門が業務アプリを簡単に構築できるクラウドサービスとして広く利用されるようになりました。
ここ数年バックオフィス業務を効率化するSaaSも数多登場し、国の進めるDX化施策と潮流に乗って、kinotneエコシステムの中で双方の連携が図られてきました。
1993年の発売以来30年にわたり親しまれてきた「弥生販売」も、kinotneと連携して利用するケースが非常に多くなっています。

今回のブログでは、kintoneと弥生販売連携の実現方法や活用ポイントについて、「Focus U 顧客管理」と弥生販売連携をもとにご紹介します。

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※そのほかの「もっと使える「kintone」」記事はこちらから

第2弾「もっと使える「kintone」その2　-複数のアプリのデータを１つのアプリにまとめて集計しよう-　編」
第3弾「もっと使える「kintone」その3　-関連レコードのデータを一覧画面上に表示しよう-　編」
第4弾「もっと使える「kintone」その4　-kintoneとGoogleスプレッドシートを連携しよう-　編」
第5弾「もっと使える「kintone」その5　-ルックアップ的にめちゃくちゃ便利に使おう-　編」
第6弾「もっと使える「kintone」その6　-関連レコードにテーブルを表示して検索しよう-　編」
第7弾「もっと使える「kintone」その7　- CSVインポート作業を効率化しよう-　編」

弥生販売とkintoneを連携させるメリット

まずはじめに、弥生販売とkintoneを連携させるメリット、理由を考えてみましょう。

売上管理や請求発行、発注・仕入、入金・出金管理などで利用される弥生販売ですが、販売管理（購買管理）も含めてもっと広く社内業務を効率化・共有化したい、という要望が出てきた際に非常にメリットがあります。
kintoneを社内業務全体のハブとして活用することで、データ一元管理と業務全体の最適化を図れるからです。
具体的には以下のような運用イメージです。

• 営業部門の案件や商談など弥生販売の守備範囲外の業務はkintoneで管理する
• 案件管理と弥生販売の売上（実績値）を組み合わせた成果を見える化し分析する
• 弥生販売では管理できない内容をkintone上に付加して、より深みある情報管理をする
• 販売情報をkintoneを通して社内共有するとともに、集計や二次的利用（自社独自指標や顧客分析など）に活用する
• 発注情報をkintoneを通して外部協力会社と共有して業務を効率化する　

kintoneの拡張性やカスタマイズのしやすさがあればこそ、まさに自社の運用で業務全体を最適化していくことができます。
それでは、弥生販売とkintoneの連携方法や利用環境など詳しく見ていきましょう。

顧客台帳アプリを開けば顧客の全てが分かる

kintoneベース「Focus U 顧客管理」と弥生販売を連携する

弥生販売と連携できるように予め必要なアプリ、項目が用意されているkintoneパッケージが「Focus U 顧客管理」です。
「販売管理ソフト連携オプション」を組み合わせることで、簡単に弥生販売との連携を実現できます。
「Focus U 顧客管理」には顧客台帳アプリがあり、このアプリを開けば顧客に関する見積や受注、売上などのデータが関連レコードで表示されます。
もちろんこれら伝票データは弥生販売から同期したものです。

弥生販売と連携させるにあたって、「Focus U Port」（以下FUポート）という連携プログラムを使用します。
FUポートには、弥生販売とkintoneの接続に関する情報や同期時刻（時間隔）を設定しておき、
設定に基づいて自動的にデータが同期されます。

【Focus U Portの設定画面】同期したい時刻または時間隔を設定

FUポートは、弥生販売（親機）がインストールされているPCまたはサーバーにインストールして使用します。
弥生販売にはいくつかの製品ラインアップがありますが、スタンダード、プロフェッショナル、ネットワークのいずれの製品とも連携可能です。
弥生販売ネットワークをご利用の場合にはサーバーを立てて利用することになりますが、外部のホスティングサーバーをご利用の場合には、
そのホスティング環境のサーバーにFUポートをインストールする必要があります。
データ同期のタイミングではPC、サーバーは稼働している状態でなければなりません。
なお、弥生販売で有名なホスティングサービス「かんたんホスティング」については複数の連携実績があります。

同期対象データ

マスタと伝票のそれぞれが同期します。
弥生販売とFocus U 顧客管理の間のDB関係やデータ方向性、新規・更新については対応表をご覧ください。
基本的にはマスタは弥生販売を"正"とし一方向、伝票は２つのアプリを利用した双方向性をもっています。

１．マスタ関連データ：弥生販売からkintoneへの一方向の同期
２．伝票関連データ：弥生販売、kintoneの双方向の同期が可能。kintoneのアプリは入力用と履歴用の２つで1セット。

【同期データ対応表】

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弥生販売×Focus U 顧客管理 活用ポイント

弥生販売と「Focus U 顧客管理」連携の活用ポイントをお伝えします。

1. Focus U 顧客管理はパッケージだが、お客様側でカスタマイズしてOK！
2. 同期した弥生販売データをkintone上で分析しよう！
3. 販売管理の連携・共有は顧客管理の第一歩！

kintoneの標準機能を思う存分使ってください

Focus U 顧客管理は、すぐに弥生販売と連携ができるパッケージですが、kintoneの標準機能も当然利用できます。
この標準機能を使ってこそ、弥生販売連携により大きな効果をもたらします。
弥生販売にはない項目も、kintone上で追加することで、同期するマスタや伝票に対して情報を付加できます。ルックアップや関連レコードを利用して、他の自社運用アプリへデータを連動することももちろん可能です。

注意点として、「Focus U 顧客管理」に標準設置されている"項目削除"と"フィールドコードの変更"は禁止です。連携エラーの原因になるのでおやめくださいね。

「Focus U 顧客管理」のメニュー画面で搭載アプリを確認できます。
最上段がマスタアプリ、二段目は履歴アプリ、三段目は入力アプリ、最下段には単独アプリがまとまっています。
単独アプリは弥生販売とは連携しない、「案件情報」「商談情報」「問い合わせ」を管理するためのアプリです。
（※弥生販売とは同期しないため、上の同期データ対応表には記載しておりません。）

【メニュー画面】

弥生販売データのダッシュボードを作成

kintoneのクロス集計を使えば、3つの要素まで織り込んで集計することができますので、商品別売上集計のようなグラフを作成することができます。
売上伝票以外にも、見積や受注、発注、仕入も同様に扱うことができます。
同期した弥生販売データをkintone上でどう集計し分析するか、また各部署に共有できる状態にするかが重要です。

【参考】商品別×顧客ごと売上集計表（クロス集計）

【参考】顧客売上ランキング表（横棒グラフ）

※もし複雑な集計をご希望の場合、例えば営業週次レポート（担当者×案件×成約額（売上額）など）のように4つ以上の要素で集計するなら、
「krewSheet」を利用すると大変便利です。

顧客を知るためには販売情報を一緒に管理しておきたい

顧客や仕入先などマスタデータを弥生販売をベースにして、kintone上で一元管理できるというのが重要です。
現在、営業部門と管理部門で顧客情報が別システムの管理になっていませんか？

それは販売管理ソフトの顧客マスタ情報では営業で管理したい情報が不足してしまったり、
管理部門にとっては不要な情報やレコードが入ってしまうことで、使いにくさやメンテナンスに不便が発生してしまうためです。

弥生販売には必要最小限の情報を、kintoneにはCRMとして必要な情報を付加し、システムを使い分けながらデータを共有することで、
理想的な状態に近づけていくことができるでしょう。

「kintone」を便利に使って、さらに大きな効果を。

今回は、弥生販売とkintone連携について、連携方法や活用ポイントをご紹介いたしました。

kintoneと弥生販売は別々の製品なので、当然ながら連携にあたってはある程度のルールや制限事項が存在します。ただ、弥生販売から同期されkintoneに登録されたデータはkintone内で利用や加工ができますので、弥生販売だけで使うよりも活用範囲も利用者の範囲も拡げることができます。
今回ご紹介した活用ポイントも、実際に活用いただけるほんの一例に過ぎないと思っていますし、まだまだ色々な活用方法があると考えています。
今後みなさまからの活用フィードバックも期待しつつ、このたびのブログの締めといたします。

それではまた次回お楽しみに！

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