「Focus U 給与明細」給与明細書を紙で配付する際のお悩みについて

こんにちは！
Focus U サポートチームです。

今回は、給与明細書を紙で配付する際のお悩みについて、
ご紹介いたします。

現在、給与明細書を紙で配付している方にとっては、
当たり前に毎月行っている業務を再確認し、業務効率化の一歩となるような
情報となりますので、是非ご一読ください。

また、給与明細の電子化における
様々なお役立ち情報も発信しておりますので、あわせてご覧ください。

【よくあるお悩み】従業員が配付した給与明細をなくしてしまう。

【よくあるお悩み】給与・賞与明細の電子化をする際、社員から同意についての回答を得られない場合の対処方法

紙の明細書を配付する際のお悩み

紙の給与明細書を配付するにあたって、様々なお悩みがあるかと思いますが、
よくあるお悩みとして、以下のようなものが挙げられます。

1.明細書の専用用紙や、配付のための郵送に費用がかさんでしまう

昨今の物価高騰などが影響し、給与明細の専用用紙代や、物流費も高騰しております。
毎月、給与明細を印刷し、配付する場合には、大きなコストとなります。
また、拠点が複数ある企業の場合には、拠点ごとに郵送する必要があり、
在宅勤務などの社員には、本人の自宅への郵送が必要となるケースがあり、
郵送先が増えるほどに、コストが増えてしまいます。

加えて郵送での配付について、2024年10月1日に郵便料金の値上げが予定されています。
今以上に費用が高騰することを鑑みるとなるべく抑えたいコストである言えます。

2.明細の配付ミスが心配

給与明細書を紙で、複数名に配付するため、
封入ミスなどが発生しないよう注意が必要となります。
万が一ミスをしてしまった場合のリスクも大きいため、神経を使う作業が続き、
時間もかかってしまいます。

3.給与計算後から明細配付までの処理に時間を要する

給与計算から、紙の給与明細書を配付するまでには、
主に以下のような様々な作業が、発生します。

1.明細書の印刷
給与明細書を印刷する際には、人数分の印刷が必要となるのはもちろん、
他の社員の目に触れる場所では印刷できないため、注意も必要です。

2.一枚ずつ封筒へ封入
明細書を封入する際には、封入間違いをしないように、注意して作業する必要があり、
万が一、後から誤りに気付くと、一枚ずつ確認するなど非常に手間がかかってしまいます。

3.配付までキャビネットなどで保管
給与明細書は機密性が求められるため、明細配付までの間は鍵付きのキャビネットなど、
他の社員が見ることができないところで保管する必要があり、その分スペースも取ってしまいます。

4.手渡し等で配付・郵送で配付
手渡しで配付する場合、配付日に外勤している社員がいると、再度保管し、
後日配付するという処理が発生してしまいます。
また、郵送での配付の場合には、各拠点や社員の自宅などに郵送する必要があります。
給与計算完了から支給日までの期間が短い場合、郵送の期間を考慮して、
急ぎ発送する必要があります。

4.社員が明細を紛失してしまい、再発行する手間が発生する

紙の給与明細書を配付する場合、社員が明細書を紛失してしまうことがあります。
この場合、再配付する必要があり、該当社員が出勤しているかの確認や、
遠隔地などの場合には、再度郵送にて配付が必要となります。
通常業務時にイレギュラーで対応が発生するため、できる限り無くしたい処理です。

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このように、紙の給与明細書を配付する場合には、様々なお悩みがあります。

こうしたお悩みについては、給与明細を電子化することで解消することができます。
具体的な解消例や、給与明細を電子化することで得られるメリットについては、
下記ブログ記事にてご紹介しておりますので、
是非、あわせてご覧いただければと思います。
【Focus U 給与明細】給与明細を電子化するメリットとは？

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以上となります。
いかがだったでしょうか。

現在、紙の給与明細書を配付していて、
同じようなお悩みがございましたら、給与明細の電子化を是非ご検討ください。

また、お問い合わせも承っておりますので、ご不明点がございましたら、
お気軽にお問い合わせください。

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