Focus U ブログ

【機能紹介】「Focus U 給与明細（新バージョン）」新入社員や退職者のアカウントの管理について

2023年07月31日

お役立ち情報（給与明細）機能について（給与明細）

こんにちは！
Focus U サポートチームです！
今回は、「Focus U 給与明細」をご利用いただくうえで必要となる、アカウント管理について
以下の2つのトピックスをご紹介いたします。

A.【新入社員の登録方法】

B.【退職者の処理方法】

今回ご紹介する内容は、「Focus U 給与明細」をご利用いただくにあたって、
重要な情報となりますので、操作方法等をご存じない方は、是非ご一読ください。

また、その他にもお役立ち情報を発信しておりますので、是非ご覧ください。

【機能紹介】「Focus U 給与明細（新バージョン）」アップロード済みの明細の修正方法 / 明細の一括ダウンロード方法

A.【新入社員の登録方法】

新入社員が入った場合、給与計算ソフト側への社員情報の登録も必要ですが、
「Focus U 給与明細」でも登録作業が必要です。設定方法は下記の2つです。

a.「給与計算ソフトから出力したファイルをアップロードする方法」

※初めに、新入社員の情報をご利用中の給与計算ソフトへ登録した後に、
　給与計算ソフトより、社員情報の出力を行っておいてください。

1.法人管理者メニュー内の「社員情報管理」を開きます。
社員情報管理.png

2.「社員情報管理」画面内の「ファイル入出力」をクリックします。
file入出力.png

3.「社員情報の一括アップロード」の「フォーマット」欄から、ご利用中の給与計算ソフトを選択してください。
フォーマット.png

4.「ファイル」にてアップロードする社員情報のファイルを選択し、「アップロード」ボタンをクリックします。
ファイル選択アップロード.png

5.「ファイルアップロードプレビュー」にて、新入社員の「処理」欄が「追加」と
　なっていることを確認してください。
　※既に登録済みの方は「処理」欄が「スキップ」となっており、二重に登録されない
仕様となります。
アップロードプレビュー.png

6.アップロード内容を確認し、問題が無い場合には、「登録」ボタンをクリックし、登録は完了です。
登録.png

b.「社員新規登録ボタンから登録する方法」

※登録作業を始める前に、ご利用中の給与計算ソフトにて登録した新入社員のコードをご確認ください。

1.法人管理者メニュー内の「社員情報管理」を開きます。
社員情報管理.png

2.「社員情報管理」画面内の「社員新規登録」をクリックします。
社員新規登録.png

3.「社員新規登録」画面の「必須」項目と「給与計算ソフト用コード」、「勤怠就業管理ソフト用コード」を
　入力し、「上記内容で登録」ボタンをクリックし、登録は完了です。
　※給与計算ソフト用コード、勤怠就業管理ソフト用コードは、給与計算ソフトに登録した社員のコードと同じコードで登録
　　してください。
　　誤りがある場合、明細のアップロード時にエラーが発生する場合がございます。
社員新規登録設定画面.png
操作方法は以上となります。
どちらの方法でも同じように登録が可能ですので、使用しやすい方法をご利用ください。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

B.【退職者の処理方法】

退職者や「Focus U 給与明細」を利用しない社員が出た場合、
給与計算ソフト側にて退職扱いにする設定も必要ですが、
「Focus U 給与明細」でも同様に設定が必要です。設定方法は下記の2つです。

a.「社員情報管理にて該当者を削除する方法」

こちらの方法では、「Focus U 給与明細」の登録から完全に削除する方法となります。
削除を行った場合、完全に元に戻すことは出来ないため、誤って別の方を削除しないよう
十分にご注意ください。

1.法人管理者メニュー内の「社員情報管理」を開きます。
社員情報管理.png

2.削除対象の方の氏名左端にある「□」をクリックし、チェックを入れた後に、
　「選択して削除」をクリックします。
削除.png

3.削除確認画面にて「OK」ボタンをクリックし、削除は完了です。
削除確認.png

b.「明細管理にてアカウント状態を無効にする方法」

こちらの方法では、「Focus U 給与明細」の名簿と明細データを残したままで、
ご請求に関するご利用人数のカウント対象外とすることが可能です。
ただし、無効となっている社員についてはログインすることができない状態となります。

1.法人管理者メニュー内の「明細管理」を開きます。
明細管理.png

2.アカウント状態を無効にしたい方の氏名の左端にある「□」をクリックし、
　「選択して設定」をクリックします。
選択して設定.png

3.「一括設定」の「アカウント状態」が選択されている状態で、「無効」を選択し、
　「更新する」ボタンをクリックし、無効処理は完了です。
更新する.png

ちなみに、「無効」の社員を「有効」に戻したい場合には、上記と同様の操作で
「有効」に切り替えていただければ、再度ログインができる状態に変更が可能です。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~