Focus U ブログ

勤怠管理を紙のタイムカードからクラウド管理に移行することへのメリットについて

2023年05月02日

お役立ち情報（タイムレコーダー）

従業員が日々業務を行う中で、必ず発生する出退勤の打刻ですが、最近では様々な打刻方法があります。

今回は、現在も多く使用されている紙のタイムカードを利用して打刻する方法から、
クラウド管理に移行することへのメリットについてご紹介いたします。

【紙のタイムカードを利用する上でのお悩み】

はじめに、紙のタイムカードを利用する上でのよくあるお悩みとして、以下の4点が挙げられます。

≪お悩み1.勤怠管理者が各従業員の就業状況を把握しにくい≫
まず初めのお悩みとして、紙のタイムカードに日々の打刻を行っている場合、
勤怠管理者側で、従業員の就業状況を把握することが困難という点が挙げられます。
出退勤の打刻というのは、毎日行うため、打刻忘れをしてしまうなどのミスは
必ずと言っていいほど、発生します。
そういったミスなどについて、集計するために回収した後に発覚すると、
本人への確認などを含めて多くの作業が発生してしまいます。

≪お悩み2.物理的な紙に打刻していくため、破損や濡れてしまった場合、確認ができない≫
紙のタイムカードで日々集計をする中で、カードが破れてしまう事や、濡れてしまって
打刻した文字が確認できなくなってしまうなどは、少なからず起こってしまいます。
そうした場合、本人も勤怠の管理者も本来の打刻履歴を確認できない可能性があるため、
正しい集計ができなくなってしまいます。

≪お悩み3.給与計算ソフトなどに反映させる際に手入力などの作業が必要となる≫
紙のタイムカードを利用している場合、給与計算ソフトなどに、打刻結果を入力する際や
残業時間の集計を行う際に、手入力の作業が必要となってしまいます。
人数が多い場合や、給与計算までの期間が短い場合などには、負担も少なくありません。
また、「2.」でも記載したように破損や濡れてしまった場合には、
文字を読み取ることが困難なため、手詰まりになってしまうこともあります。

≪お悩み4.複数拠点の場合、タイムカードの回収に手間と費用が発生する≫
複数拠点存在する会社の場合、タイムカードを回収するのに手間や費用が
発生してしまう場合があります。
回収についてもスムーズに進めば大きな支障はありませんが、回収に手間取ってしまい、
一部の拠点から送られてこないという事象が発生しただけでも、
勤怠管理者の作業は停滞してしまいます。
また、遠方から郵送などで回収する場合、毎月郵送費用などの別途費用が発生してしまいます。

上記以外にも、会社ごとに様々なお悩みがあるかと思います。
このようなお悩みを解決するために、勤怠をクラウド管理するというのは、一つの手段となります。

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

【勤怠をクラウド管理することでお悩みを解決】

勤怠をクラウド管理にすることで、上記のお悩みを解消することが可能です。

≪1.勤怠管理者や各従業員が就業状況を把握しやすくなる≫
勤怠をクラウド管理にする場合、インターネット環境があれば、
場所を選ばずにアクセスすることが可能です。
そうすることで、勤怠管理者だけでなく、従業員側も自身の勤怠状況を必要な時に
確認することができるため、打刻忘れなどを集計前に検知することも可能です。

≪2.クラウド上に保存していくため、ハードウェアの物理的な破損や故障の影響を受けにくい≫
クラウド管理にした場合、打刻結果はクラウド上に入力されていきます。
そのため、例えば使用しているパソコンが故障した場合でも、すぐに他の端末で
打刻や確認を続けることが可能です。
（打刻情報はいつでもダウンロードができるため、必要なデータは所定の場所に保存しておくことをお奨めします。）

≪3.タイムカードでは必要だった手入力が不要になる≫
クラウド管理にした場合、データとして打刻結果が入力されているため、
打刻結果をCSVファイルなどで出力することが可能です。
そのため、手入力することで発生する入力ミスなどを防ぎつつ、業務の負担を削減することが可能です。

≪4.複数拠点の場合でも、タイムカードの回収などが不要≫
「1.」にて記載しました通り、インターネット環境があれば、場所を選ばずアクセスし、
勤怠状況を把握することが可能となります。
そのため、勤怠を集計する際に物理的なタイムカードの回収に時間がかかってしまったり、
郵送などの別途費用が発生するという事はございません。

【無料トライアルで仕様をお試しいただけるFocus U タイムレコーダー】

ここまで、勤怠をクラウド管理にすることのメリットをご案内させていただきました。
ですが、長らく習慣となっている打刻方法を変更するとなると、勤怠管理者・従業員ともに
少なからず不安要素もあるかと思います。
「Focus U タイムレコーダー」では、最大2か月間の無料トライアルをご用意しております。
無料トライアルでは、実際に打刻や集計を行うことができるため、導入した場合の使用感などをお試しいただけます。
また、お電話やメールでのサポートも承っておりますので、是非ご検討ください。