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【よくあるお悩み】給与明細を電子化したいが会社側は明細の控えを取っておく必要はあるのか？

2023年02月22日

お役立ち情報（給与明細）機能について（給与明細）

「在宅勤務への対応」や「明細書の印刷・郵送におけるコストの問題」、
「明細の封入間違いや、保管における配慮」など様々な理由で、給与明細を電子交付を
検討されている企業様も少なくないかと思います。

いざ、給与明細を電子化したいと考えた際の問題として、
会社側は明細の控えを取っておく必要があるのかというご質問をよくいただきます。

【給与明細を電子化した際に会社側は明細の控えを取っておく必要があるのか？】

給与明細については、賃金台帳などと違い、保管の義務はありません。
しかしながら、給与明細発行後、すぐに破棄してしまった場合には、以下のような状況の
対応が難しくなってしまいます。

・従業員側から未払い賃金の請求などがあった際の確認
・税控除や還付金の受け取りが従業員の側に発生した場合、控除額や源泉徴収額を伝えられるようにしておかなければならない

よって、義務ではないとはいえ、保管しておくべきと言えるでしょう。

保管方法は一般的に「紙媒体の給与明細書を保管する方法」と「データとして保管する方法」
の2つがあげられます。

しかし、保管するにあたって様々な問題もございます。

「紙媒体の給与明細書を保管する方法」の場合、
・毎月発行される給与明細を都度保管するため、物理的な保管スペースを取ってしまう
・給与明細なので、他の従業員の目に触れない専用の保管場所が必要となる
・用紙やインク代など従業員へ渡すものと保管するもので2倍に費用が掛かってしまう

「データとして保管する方法」の場合、
・いざ給与明細が必要となった際に、ファイル名がわかりづらいため、探すのに時間を要してしまう

などの問題点があげられます。
上記問題点を考慮すると、問題を解消しやすく、物理的な障害のない
「データとして保管する方法」の方が給与ご担当者様の負担も軽減できるかと思います。

【給与明細の電子化で控えも併せてデータ保管に切り替えを】

「Focus U 給与明細」では、給与明細の電子化に加えて、作成した給与明細を
PDFファイルとして一括ダウンロードすることが可能です。

また、「データとして保管する方法」の問題点として挙げた「ファイル名がわかりづらいため、探すのに時間を要してしまう」という点においても、
本サービスでは、毎月ルールに沿ったファイル名で給与明細のデータを
ダウンロードすることができるため、こちらの問題も解消することが可能です。

物理的な保管の問題からも解消され、且つ管理もしやすいサービスとなりますので、
同様のお悩みをお持ちでしたら、この機会に是非ご検討ください。