もっと使える「kintone」その3　-関連レコードのデータを一覧画面上に表示しよう-　編

こんにちは。CI事業部サポートチームです。

kintoneをもっと便利に活用するための「もっと使えるkintone」ブログの第3弾です。
第1弾「もっと使える「kintone」その1　-販売管理「PCA商魂」と連携しよう-　編」はこちら
第2弾「もっと使える「kintone」その2　-複数のアプリのデータを１つのアプリにまとめて集計しよう-　編」はこちら

今回のテーマは「関連レコードのアプリ一覧画面上への表示」。

関連レコードにはいくつか悩ましい問題があり、その１つが「アプリ一覧画面上に表示できない」ということです。
便利な機能であるだけに、この「関連データ一覧表示できない問題」はユーザーには大変つらい問題です。

でも安心してください。この悩み、プラグインを使って解決することができるのです。
この記事では、関連レコードの使い方と合わせて、アプリ一覧画面上に表示するプラグイン活用法をご紹介していきます。

以下「アプリ一覧画面」を「一覧画面」と記載します。

関連レコードはどのように使われる？

関連レコードは様々なシーンで使われているかと思いますが、一番多く使われるのはやはり顧客管理ではないでしょうか？

ざっと挙げると、見積、受注、売上などの販売情報、案件、商談、契約などの営業情報、問合履歴などのサポート情報、これらの情報を顧客コードをキーとして顧客データに関連付けて、顧客管理アプリの詳細画面から確認することができます。

<顧客管理アプリ詳細画面>見積り関連データ

<顧客管理アプリ詳細画面>案件関連データ

顧客に関連する情報が関連データを使って顧客管理アプリに集約されているので、顧客のことを調べる場合にはとにかく顧客管理アプリを開けばOKという状態になっています。

関連レコードの最も効果的な使い方の一つといえるでしょう。

ちなみに、画面では関連レコードをグループ化し、「タブ表示プラグイン」を使ってタブ区切りで見やすくしています。

ご興味あればこちらもご覧ください。

> タブ表示プラグインの詳細はこちら <

関連レコードの活用シーン

上記で紹介した顧客管理以外にも、関連レコードは色々なシーンで効果的に使うことができます。
関連レコードを使用することにより、データの確認作業を効率化することができるんです。

(1) 販売データ間の関連付け

見積アプリと売上アプリの双方に伝票の関連付けをする販売管理

(2) 契約と保守の関連付け

契約アプリと保守アプリを契約番号キーで関連付ける契約管理

(3) 備品と納入履歴の関連付け

備品台帳アプリと納入履歴を備品コードで関連付ける備品管理

関連レコードを一覧画面に表示するメリットは？

さて、このように利用することの多い関連レコードですが、前述の通りkintoneの標準機能だけでは一覧画面には表示することができません。

一覧画面の良さはアプリ内に蓄積したレコードを俯瞰できることにありますが、関連レコード情報を一覧に加えることができないためにその効果が半減してしまいます。

この例でいうところの顧客データ一覧画面には見積りも案件も表示されず、せっかくの関連データも詳細画面を開いて確認するしかないわけです。

見積アプリ、案件アプリなどそれぞれのアプリを開いて、ソートしたり、絞り込んだりするなどの手間をかければ、

目的のデータにたどり着くことはできますが、実際面倒な作業です。

そこで、関連レコードを一覧画面に表示できるプラグインを利用します！

「関連レコード一覧表示プラグイン」で実現

関連レコード一覧表示プラグインとは

レコードの任意の項目と紐づく関連レコードから任意項目を1データとして、一覧ビュー(カスタマイズビュー)に表示。
また、表示した一覧をCSVファイル出力することができるプラグインです。

設定のステップ

1. アプリ一覧画面に表示したい関連レコード項目を決める
2. 該当アプリにプラグインをインストール
3. プラグイン設定画面で表示したい関連レコードと項目を選択する

準備完了。いよいよ関連レコードを一覧画面に表示！

＜顧客台帳一覧＞案件関連レコードを表示した場合
緑枠：通常項目　　赤枠：関連レコード項目　　オレンジ枠：関連レコードそのもの

顧客ごとの案件情報（関連レコード）が表示され、顧客＆案件を俯瞰して確認。
一覧画面上の「CSV出力ボタン」からCSVファイル出力も可能。データ二次加工も効率的に！

「kintone」を便利に使って、さらに大きな効果を。

今回は、関連レコードでも悩みの多い一覧画面への表示問題について、「関連レコード一覧表示プラグイン」を使って解決する方法をご紹介いたしました。

関連データは便利だけど不便なんだよな、という矛盾と葛藤に悩んでいる方、また一つ新しいkintoneの扉が開くことを祈りつつ今回のブログの締めといたします。
関連レコードに関しては"検索"や"表示"のお悩みもあるかと思いますので、そのあたりはまた別のブログ記事で取り上げたいと思います。

それではまた次回お楽しみに！

> 関連レコード一覧表示プラグインの詳細はこちら <

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