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従業員目線での、給与明細書を電子化・クラウド化するメリットとは？

お役立ち情報（給与明細）
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この度の新型コロナウイルスをめぐる諸問題をきっかけに、社内の紙文化の見直しの必要性を感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか？
多様な働き方が選ばれる世の中への変化もありつつ、必要に迫られて突然働き方を変えることが求められるケースもまた起こりうるようです。

働き方の変化への備えとして、紙媒体の利用を見直し、働く場所にとらわれない仕組みづくりがより一層必要となっているのではないでしょうか。

そういった仕組みづくりのひとつとして、給与明細書のクラウド化があります。

配付コストの削減など、管理者側のメリットが語られがちな給与明細書のクラウド化について、今回は「給与明細をクラウド化することによる、従業員目線でのメリット」をご紹介いたします。



いつでも確認可能、物理的制約をうけない配付

紙媒体での給与明細を発行している場合、いざという時にぱっと明細を確認できなかったり、営業で外に出ていて明細の受け取りが遅れてしまったり、なにかと不便があることも。
こういった使いやすさの面において、給与明細をクラウド化することで以下の３つのメリットを受けることができます。

「使いやすさ」のメリット１：いつでも確認できる

給与明細書のクラウド化を行うことで、インターネット環境さえあればいつでも明細書の確認をすることができます。
出先で急に明細書の情報が必要になった場合や、ふと気になった際にすぐ確認できる点が最初に実感できるメリットの一つです。

内訳はどうなっているか、先月の給与が幾らだったか、先々月や去年と比較してどう変化したかなどもすぐに確認することができます。　
残業が多かった月を見返して、この時期は頑張っていたな、今月も頑張ろうと思い返したりできることも嬉しいポイントです。


「使いやすさ」のメリット２：より高いセキュリティ

郵送で給与明細書が届く場合、投函されてから手元に届くまでのセキュリティが確保できず、不安を抱くこともあります。
給与明細書がクラウド化されることによって、従業員としてもセキュリティの面で安心することができます。


「使いやすさ」のメリット３：物理的制約を受けない

飲食業など実店舗を構える業種の場合、アルバイトのシフトが変則的であることなどを理由に紙の明細書の配付が滞る場合があります。

管理者側としても手渡しのために店舗から離れられない状況や、従業員の次の勤務日まで明細書を渡せず個人情報である明細書が店舗に溜まってしまうといった状況が発生してしまいます。
給与明細書をクラウド化することで他の従業員の目に触れることなく、出勤日に関わらず明細書を確認することができるようになります。


こういった３つのメリットによって、従業員としても、より安心した職場となり、職く環境の改善や多様な働き方への対応にもつながっていきます。



保管・再発行のコスト軽減

普段紙の給与明細を受け取って、自宅で保管して・・・という際に、「◯月の給与明細を失くしてしまった・・・」ということが起こってしまうことも。
保管や再発行の手間についても、給与明細をクラウド化することにより解決できます。

「保管・再発行」のメリット１：給与明細書の保管が安心・かんたんに

収入証明や確定申告など個人として給与明細書の情報が必要となる場面は多岐に渡ります。
そのため従業員側で明細書を保管する必要がありますが、毎月増え続ける書類を管理し続けるのは骨が折れます。

給与明細書がクラウド化されていれば、クラウドに明細書がアップロードされるため、従業員としては特別なことをせずに記録を保管することができます。
紙の明細書の保管には紛失などの不安がつきまといますが、それらが払拭される点も大きなメリットです。


「保管・再発行」のメリット２：再発行の手間が発生しない

「Focus U 給与明細」では従業員側で必要に応じて印刷を行うこともできます。
再発行の手間が管理者・従業員双方で発生しないため、給与明細に関する負担を軽減することができます。




管理者だけでなく従業員にとっても嬉しい給与明細書のクラウド化

今回は、給与明細書をクラウド化することによる従業員目線でのメリットをご紹介しました。
明細発行業務の効率化など管理者側のメリットはもちろん、実際に利用する従業員にとっても多くのメリットがあります。

急激な働き方の変化に備え、多様な働き方を可能にする仕組みづくりの最初の一歩として、給与明細書のクラウド化からはじめてみませんか？




Focus U 給与明細を使って、給与明細書の電子化をはじめましょう！

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キャップクラウド株式会社では「給与明細書は紙からクラウドの時代へ」をテーマに「Focus U 給与明細」を提供しています。
各給与計算ソフトに応じた、専用エディションをご用意しており、連携性もスムーズです。

自社の「給与明細書発行業務を効率化したい」とお考えの方はぜひお気軽にお問い合わせください。

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